Sumber Daya Komputasi dan Komunikasi

Fase Analisis Sistem

Dalam menganalisis sistem ada beberapa fase analisis system:

• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
• Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
• Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
• Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
• Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
• Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
• Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan  sampai semua peserta setuju.

ALTERNATIVE PENGEMBANGAN SYSTEM

Meskipun banyak uraian mengenai pendekatan sistem mengakui pola dasar yang sama, namun jumlah langkahnya dapat bervariasi, kita menggunakan 10 langkah, yang dikelompokkan menjadi tiga tahapan, antara lain:

1.      Upaya Persiapan

Menyiapkan pemecahan masalah dengan memberikan suatu orientasi sistem.

2.      Upaya defenisi

Terdiri atas pengidentifikasian masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3.      Upaya Solusi

Melibatkan pengidentifikasian solusi-solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu solusi yang terlihat paling baik, menerapkan solusi tersebut, dan menindaklanjutinya untuk memastikan bahwa masalah telah terpecahkan.

Upaya Persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dikerjakan secara berurutan. Selain itu, langkah-langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama dimulai dari sekarang.

Langkah 1 – Melihat perusahaan sebagai suatu sistem

Anda harus dapat memandang perusahaan, anda sebagai suatu sistem. Hal ini dapat terlaksana dengan mempergunakan meodel sistem umum. Anda seharusnya dapat melihat bagaimana perusahaan atau unit organisasi Anda sesuai dengan model.

Langkah 2 – Mengenal sistem lingkungan

Hubungan perusahaan atau organisasi dengan lingkungan juga merupakan suatu hal yang penting. Delapan unsur lingkungan yang telah diperlajari, memberikan suatu cara yang efektif dalam memosisikan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

Langkah 3 – Mengidentifikasi subsistem perusahaan

Subsistem utama perusahaan dapat mengambil beberapa bentuk. Bentuk termudah yang dapat dilihat manajer adalah area-area bisnis. Masing-masing area dapat dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah. Manajer juga dapat melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai suatu subsistem. Subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan terhubung oleh arus informasi maupun keputusan. Ketika manajer melihat perusahaan dengan cara seperti ini, arti penting arus informasi menjadi jelas. Tanpa adanya arus ini manajemen di tingkat yang lebih tinggi akan terpisah dari manajemen di tingkat yang lebih rendah.

Manajer juga dapat menggunakan arus sumber daya sebagai dasar untuk membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem.  Keuangan, sumber daya manusia, dan layanan informasi semuanya mencerminkan unit-unit organisasi yang ditujukan  untuk memfasilitasi arus-arus sumber daya tertentu. Manajemen rantai pasokan akan berkepentingan dengan pengolahan arus-arus sumber daya ini.

Ketika manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem dari subsistem-subsistem yang berada di dalam suatu lingkungan, maka suatu orientasi sistem telah tercapai. Manajer telah menyelesaikan upaya persiapan  dan kini siap untuk mempergunakan pendekatan sistem dalam memecahkan masalah.

Upaya Defenisi

Upaya defenisi biasanya diransang oleh suatu pemicu masalah (problem trigger)-suatu sinyal yang menandakan bahwa keadaan berjalah lebih baik atau lebih buruk dari yang telah direncanakan. Sinyal ini dapat berasal dari dalam perusahaan atau lingkungannya, dan akan mengawali suatu proses pemecahan masalah. Pada kebanyakan kasus, pemicunya adalah respons terhadap gejala suatu masalah dan biasanya lebih jelas daripada akar permasalahan itu sendiri. 

Langkah 4 - Melanjutkan dari tingkat sistem ke tingkat subsistem

Ketika manajer mencoba untuk memahami masalah, analisis akan memulai pada sistem yang menjadi tanggung jawab manajer tersebut. Sistem ini dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Analisis kemudian dilanjutkan menuju ke bawah hierarki sistem, tingkat demi tingkat.

Manajer pertama kali mempelajari posisi sistem sehubungan dengan lingkungannya. Apakah sistem dalam keadaan seimbang dengan lingkungannya? Apakah sumber daya mengalir dengan cara yang diharapkan di anatara sistem dan lingkungannya? Apakah sistem mampu memenuhi tujuannya dalam memberikan produk dan jasa bagi lingkungannya?

Selanjutnya, manajemen menganalisis  sistem dilihat dari subsistem-subsistem-nya. Apakah subsistem telah terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi dengan lancer, yang bekerja ke arah pencapaian tujuan sistem?

Tujuan dari analisis dari atas ke bawah in adalah untuk mengidentifikasi tingkat sistem di mana terdapat penyebab terjadinya masalah.

Langkah 5- Menganalisis bagian-bagian sistem dalam urutan-urutan tertentu

Seiring dengan manajer yang mempelajari masing-masing tingkat sistem, unsur-unsur sistem mencerminkan prioritas dari masing-masing unsure untuk di dalam proses pemecahan masalah, sebagai contoh, satu masalah dalam unsure 4 tidak akan dapat dipecahkan jika terdapat masalah dalam unsur 3.

Upaya Solusi

Upaya solusi melibatkan suatu pertimbangan atas alternative-alternatif yang layak, pemilihan alternative terbaik, dan diimplementasikan, jangan lupa menindaklanjuti implementasikan untuk memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

Langkah 6 - Mengidentifikasi solusi-solusi alternatif.

Manajer mengidentifikasi cara-cara yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Sebagai contoh, asumsikan bahwa masalahnya adalah sebuah komputer yang tidak dapat menangani peningkatan volume aktivitias perusahaan.

Terdapat tiga solusi alternative yang diidentifikasi: 1. Menambahkan lebih banyak alat ke komputer yang sudah ada untuk meningkatkan kapasitas  dan kecepatannya 2. Mengganti komputer yang ada dengan komuter yang lebih besar 3. Mengganti komputer yang ada dengan LAN  komputer-komputer  yang lebih kecil.

Langkah 7 - Mengevaluasi solusi-solusi alternatif.

Semua alternatif harus dievaluasi dengan mengggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik satu alternative akan memecahkan masalah. Evaluasi akan menghasilkan keuntungan dan kerugian dari pengimplementasian masing-masing alternative. Namun ukuran fundamentalnya adalah sampai sejarah mana satu alternative memungkinkan sistem mencapai tujuannya.

Langkah 8 – Memilih solusi yang terbaik.

Setelah mengevaluasi alternative-alternatif, kita harus memilih alternative yang terbaik. Henry Mintzberg, seseorang teoretikus manajemen, mengidentifikasi tiga cara yang dilakukan manajer dalammemilih alternative yang terbaik.

• Analisis- suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, dengan mempertimbangkan konsekuensinya pada sasaran organisasi, contohnya adalah presentasi yang diberikan oleh tim pengembang kepara streering committee SIM, memberikan keuntungan dan kerugian dari semua pilihan.
• Pertimbangan,- proses mental dari seorang manajer, sebagai contoh, seorang manajer produksi akan menerapkan pengalaman dan intuisinya dalam mengevaluasi tata ruang sebuah pabrik baru yang diusulkan oleh suatu model matematis
• Tawar-menawar-negoisasi di anatara beberapa manajer. Satu contoh adalah tawar-menawar yang terjadi di antara para anggota komite aksekutif sehubungan dengan sistem manajemen basis data mana yang akan digunakan.

Langkah 9- Mengimplementasikan solusi.

Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi yang terbaik. Kita perlu mengimplementasikan solusi tersebut. Dalam contoh, perlu dilakukan pemasangan peralatan komputasi yang dibutuhkan.

Langkah 10- Menindaklanjuti  untuk memastikan keefektifan solusi.

Manajer dan para pengembang hendaknya tetap mengawasi  situasi untuk memastikan bahwa solusi yang dipilih  telah mencapai hasil yang direncanakan. Ketika solusi tidak mampu mencapai harapan, kita perlu melaksanakan kembali langkah-langkah pemecahan masalah untuk mengetahui di mana letak kesalahan.

Selajutnya dilakukan uji coba kembali. Proses ini dilakukan berulang-ulang samapai manajer merasa puas dengna pemecahan masalah.

Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif

1. Paket (package)
Ketersediaan paket harus diperiksa, apakah paket harus dibeli atau mengembangkan STI sendiri.
Kelebihan
1. Kualitas paket yang baik
2. Dapat digunakan seketika
3. Harga paket relative murah
4. Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis
5. Kompatibel dengan sesama p  engguna paket
Kelemahan
1. Tidak sesuai untuk aplikasi yang unik
2. Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri
3. Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya
4. Ketergantungan dari pemasok
5. Tidak memberikan keuntungan kompetisi

2. Metode prototip (prototyping)
Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis.
Kelebihan
1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.
2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.
3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.
4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.
Kelemahan
1. Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.
2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.
3. Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik.

3. Metode pengembangan oleh pemakai (end user computing atau end user devolopment)
Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC (end user computing) dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.

Kelebihan
1. Menghindari masalah kemacetan di departmen sistem informasi jika harus dikembangkan di departmen.
2. Kebutuhan pemakai sistem dapat lebih terpenuhi.
3. Meningkatkan keterlibatan pemakai didalam pengembangan sistem.
Kekurangan
1. Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi.
2. Memiliki risiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi lain.
3. Kelemahan teknis.

4. Metode outsourcing

Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan dengan cara membeli aplikasi dengan vendor. Perbedaan metode konvensional dengan metode alternatif. Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode siklus hidup pengembangan sistem, yang dikembangkan oleh analisis sistem. Alasan menggunakan metode ini digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang kompleks. Selanjutnya pengembangan sistem teknologi informasi alternatif model paket dilakukan dengan membeli paket perangkat lunak yang ada. Paket sekarang banyak tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti misalnya aplikasi akuntasi, keungan dan aplikasi-aplikasi lainnya. Jika paket tersedia perusahaan tidak perlu merancang dan menulis program sendiri aplikasinya.di dalam memilih paket, terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu :

1.       spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan,

2.       ketersedian paket, dan

3.       mengevaluasi kemampuan paket.

Apabila paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah metode prototyping. Metode prototyping banyak digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang harus segera dioperasikan.

Perbedaan Basis Data Manual Dan Elektronik

Basis data dtradisional (manual)
    Basis data secara tradisional tersimpan dalam berbagai media sepertikertaskerja, dokumen, fotodan lain-lain. Bentuk penyimpanan ini merupakan bentuk dokumen fisik yang mungkin tersimpan dalam berbagai tempat, Bentuk penyimpanan seperti ini memiliki kelemahan dalam hal pengelolaan data. Kelemahan tersebut dapat dilihat sebagai berikut.

1. Data terpecah-pecah sehingga sulit dalam berbagai proses pemindahan dan transfer
Memiliki media dan struktur penyimpanan yang bervariasi. Hal ini menyulitkan dalam proses penyesuaian data.
2. Pencarian yang lambat akibat bentuk penyimpanan secara fisik, yang mengharuskan seseorang membuka berbagai lembar atau dokumen yang banyak.
3. Bentuk fisik dalam basis data tradisional cenderung bersifat sektoral yang hanya ditujukan untuk keperluan-keperluan tertentu.

4.Penggunaan data secara bersama-sama untuk berbagai tujuan menjadi sangat sulit.

Basis Data Modern (elektronik)
    Basis data modern menyimpan berbagai data dalam bentuk digital. Model ini memungkinkan pencarian, perubahan, dan penghapusan data dengan cepat dan mudah. Bentuk basis data modern ini terkemasdalamsebuahsistempengelolaan basis data yang terpadu (DBMS/Data Bases Management System). Beberapa hal berikut merupakan hal yang menguntungkan dalam terapan basisdata modern.

 1.Data tersimpan dalam satu media.
 2.Data yang berasal dari berbagai sumber terpisah memungkinkan untuk dihubungkan dalam suatu    jaringan.
 3.Data memungkinkan untuk sering dilakukan pemeriksaan sehingga lebih menjamin kebenaran dan kelengkapannya.
 4.Memungkinkan dilakukan pencarian dan pengolahan dengan cepat.
 5.Dalam bentuk ini data memungkinkan digunakan oleh berbagai penggunaka atau sistem.

Alasan software pesanan melalui konsuktan IT (outsourcing) lebih mahal dari software jadi yang ada di pasaran software aplikasi

Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang ahli di bidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak.

Biaya lebih mahal dibandingkan dengan mengembangkan sistem informasi software jadi yang ada di pasaran software aplikasi. Hal ini disebabkan oleh adanya hidden cost, yaitu pencarian biaya vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing

Daftar Pustaka:

1.       Rahmat, 2012. Fase Analisis Sistem. http://rahmatraf.blogspot.co.id/2012/10/fase-analisis-sistem.html. (Senin, 08 Oktober 2012)

2.       http://kelompoktugassim.blogspot.co.id/2014/05/bab-vii-tentang-pengembangan-sistem.html. (Senin, 19 Mei 2014)

3.       https://joulisinolungan.wordpress.com/2014/12/10/pengembangan-sistem-teknologi-informasi-metode-alternatif/. (10 Desember 2014)

4.       Lutfiyanti, Wulan. Pengolahan Data Elektronik. [Online]. Tersedia: http://wulanlutfiyanti.blog.upi.edu/2015/12/13/pengolahan-data-elektronik/. [December 13, 2015]

5.       Musyaffa, M Fairuz. Perbedaan Basis Data Manual Dan Elektronik. [Online]. Tersedia: http://ph-fairuz.blogspot.co.id/2015/08/perbedaan-basis-data-manual-dan.html. [02:40]

6.       Rizma. Keuntungan dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing Dibandingkan dengan Insourcing. [Online]. Tersedia: http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/01/10/keuntungan-dan-kelemahan-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing/. [January 10, 2011 at 3:30 pm]