Sistem dan Komponen Sistem Informasi

Sistem dan Komponen Sistem Informasi di perusahaan

Suatu sistem merupakan satu kesatuan komponen yang saling terhubung satu dengan yang lain dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan (O’Brien dan Marakas 2009).  Selanjutnya Sutopo (2007),  mengatakan bahwa sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakaninformasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa . Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien dan Marakas 2009).

Dalam persaingan bisnis saat ini, penerapan sistem informasi di suatu perusahaan merupakan telah menjadi keharusan karena hal ini menjadi salah satu cara dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumberdaya yang harus dikelola dengan tepat, sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga akan mengalami masalah yang jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu, sebelum melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi terhadap berbagai variabel yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem baru.

Sistem informasi untuk manajemen level paling atas harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus dikaitkan dengan keperluan manajemen atas artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Syarat utama dari perancang sistem perencanaan pada manajerial atas adalah pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada level manajer senior dan memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya.

Perancang sistem level paling bawah harus memiliki keterampilan teknis sistem informasi yang kuat dalam pengetahuan tentang kegiatan operasinya. Pada level manajemen tengah perancangan sistem sangat dipengaruhi baik oleh sistem informasi atas maupun sistem pengendalian dari bawah. Sistem informasi perencanaan yang dirancang untuk manajemen atas harus dapat diperluas ke bawah guna memberikan uraian informasi perencanaan kepada level manajemen tengah, yang lebih jauh diuraikan untuk memberikan informasi perencanaan yang diperlukan oleh manajer level terbawah. Sistem informasi level terbawah yang banyak berurusan dengan informasi internal tentang masa lalu dan masa kini, harus mampu memberikan ringkasan informasi untuk melayani keperluan manajemen dalam rangka pengendalian kegiatan manajemen. Pada manajemen tengah, informasi pengendalian kemudian lebih jauh digunakan untuk melayani keperluan informasi manajemen atas guna pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasinya. Pada level manajemen atas, informasi dari luar sangat berharga bagi pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasinya.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1.       Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2.       Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.       Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4.       Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.       Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6.       Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7.       Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8.       Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

9.       Komponen Jaringan

Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.

Karakteristik Sitem Informasi untuk keunggulan bersaing

Untuk dapat memiliki keunggulan bersaing, organisasi harus mampu mengelola perilaku-perilaku dan hasil-hasil kinerja dari seluruh karyawan. Untuk itu, diperlukan Sistem Manajemen Kinerja sebagai sarana yang penting dalam mengelola kinerja karyawan.

Sistem Manajemen Kinerja merupakan sistem manajemen di mana organisasi memastikan bahwa aktivitas-aktivitas karyawan dan keluarannya sama dengan sasaran-sasaran organisasi. Sistem manajemen kinerja ini merupakan inti untuk mencapai keunggulan bersaing.

Lima strategi kompetensi dasar dalam bersaing yakni:

·         Strategi Kepemimpinan Biaya (Cost Leadership Strategy)

Menjadi produsen rendah biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, atau membantu menurunkan biaya bagi pemasok dan pelanggan, sehingga pesaing memiliki biaya produksi yang lebih tinggi.

·         Strategi Diferensiasi (differentiation strategy)

Mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk dan layanan dari para pesaing atau mengurangi keunggulan diferensiasi dari pesaing. Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk fokus pada produk atau jasa untuk memberikan keuntungan dalam segmen pasar yang unik/niche market.

·         Strategi Inovasi (innovation strategy)

Menemukan cara baru dalam melakukan bisnis. Strategi ini dapat melibatkan pengembangan produk dan atau jasa yang unik guna memasuki pasar yang unik /niche market. Hal ini juga dapat melibatkan perubahan radikal dalam proses bisnis untuk memproduksi atau mendistribusikan produk dan layanan dari mayoritas jenis dan cara yang ada.

·         Strategi Pertumbuhan (growth strategy)

Secara signifikan memperluas kapasitas perusahaan untuk menghasilkan barang dan jasa, ekspansi ke pasar global, diversifikasi ke produk dan jasa baru, atau mengintegrasikan ke dalam produk dan jasa terkait.   

·         Strategi Aliansi (alliance strategy)

Membentuk hubungan bisnis baru/aliansi dengan pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan lain. Hubungan ini bisa berupa merger, akuisisi, usaha patungan, pembentukan "perusahaan virtual," atau pemasaran lainnya, manufaktur, atau perjanjian distribusi antara pelaku usaha dengan mitra dagangnya.

Sistem informasi saat ini sangatlah penting, karena Kompetisi merupakan karakteristik positif dalam bisnis, persaingan alami dan sehat adalah pendukung majunya suatu pasar. Persaingan ini mendorong upaya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar, oleh karenanya diperlukan kemampuan kompetitif yang signifikan pada berbagai bagian dari perusahaan. Hal ini ditujukan untuk menjaga bisnis terhadap ancaman pendatang baru.

Daftar Pustaka

1.       Putri, erna, 2015. http://ernaparj.blogspot.co.id/2015/06/sistem-informasi-sebagai-keunggulan.html, (8 september 2017)

2.       Cognoscenti Consulting Group, https://id.linkedin.com/pulse/sistem-manajemen-kinerja-untuk-mencapai-keunggulan-consulting-group, (4 Juni 2015)

3.       Simanjuntak, Mangatas. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU PERUSAHAAN, [http://mangatas48e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/11/22/faktor-faktor-yang-mempengaruhi-keberhasilan-dan-kegagalan-penerapan/], (22 november 2013 )

4.       Alfanur, Dimas. 2011. Information System in Global Business Today. [http://dimas-al-feb10.web.unair.ac.id] Diakses Tanggal 18 November 2013 16.08 WIB

5.       Ariefiani R.  2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. [http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id] Diakses Tanggal 18 November 2013 16.11 WIB

6.       Gunton. 1993.  A Dictionary of Information System & Computer Science.    McGraw-Hill: New York.

7.       Kudang B. Seminar dan Solahudin, MS. 2010. Pemahaman Teknologi Informasi dan Sistem Informasi. FATETA. IPB :  Bogor

8.       Leitch, R. A. 2004. The Chiropractic Theories: A Textbook of Scientific Research. Lippincott Williams and Wilkins: New Jersey.

9.       Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi [skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.

10.   O’Brien & Marakas. 2011. Management Information System Tenth Edition. c.Graw- Hill Companies: New York.

11.   Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu: Yogyakarta.