Penggunaan Teknologi Informasi dalam e-Business

Perkembangan zaman yang pesat menuntut perusahaan yang ada saat ini harus memiliki keunggulan dalam menjalankan proses bisnisnya agar tetap bertahan dalam dunia bisnis, oleh karena itu saat ini banyak perusahaan yang mulai memanfaatkan sistem dan teknologi informasi sebagai komponen utama dalam mencapai keunggulan dalam berkompetisi dalam bisnis. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer dalam membuat dan memutuskan keputusan-keputusan terkait pekerjaan yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya.

Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah suatu sistem yang dibangun untuk meneruskan pada sistem tertentu, sehingga membuat data yang ada menjadi lebih terkoordinir. Berikut ini adalah ketujuh jenis sistem informasi yang banyak diimplementasikan di dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi:

1. Sistem Informasi Manajemen

Jenis sistem informasi pertama adalah sistem informasi manajeman. Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. Kalangan manjerial merupakan setiap individu yang memiliki posisi di dalam sebuah organisasi dan lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan manajemen pada suatu divisi atau bagian di dalam organisasi dan juga perusahaan.

Level manajerial biasanya ditandari dengan jabatan manajer, pimpinan, ataupun ketua pelaksana. 

Dengan adanya sistem informasi manajemen, maka hal ini akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya. 

2. Sistem Informasi Eksekutif

Jenis sistem informasi yang kedua adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif.

Siapa saja yang termasuk di dalam level eksekutif? Adapun, mereka yang termasuk ke dalam level eksekutif dari sebuah perusahaan atau organisasi adalah mereka yang:

• Memiliki hak penuh atas organisasi ataupun perusahaan, bisa jadi pemegang tunggal perusahaan dan juga pemegang saham organiasasi atau perusahaan
• CEO atau pemimpin tertinggi dari sebuah perusahaan
• Dewan Komisaris perusahaan
• DIrektur Utama dari sebuah perusahaan atau kantor cabang
• Dewan Direksi
• Dan elemen eksekutif lainnya yang memilki kewenangan khusus terhadap suatu perusahaan ataupun organisasi.

Biasanya, sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:

• Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu
• Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif
• Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi
• Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut
• Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham

Mengapa sistem informasi eksekutif sangat penting?

Sistem informasi eksekutif sanga penting untuk diimplementasikan, karena dapat membantu memudahkan para level eksekutif untuk dapat memantau langsung perusahaan atau organisasi yang mereka bawahi. Selain itu, dengan adanya sistem informasi eksekutif yang baik, maka seluruh level ekskutif dapat membantu mensejahterakan dan juga mengembangkan perusahaan atau organisasi yang mereka miliki menjadi lebih baik lagi.

3. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Seperti kita ketahui, akuntansi merupakan proses yang dilakukan untuk melihat kondisi kesehatan keuangan dan finansial, serta bagaimana suatu sistem keuangan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dapat berjalan.

Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:

• Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan
• Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan
• Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan
• Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan
• Memperjelas informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan proses akuntansi
• Merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan
• Menyediakan proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan

Sistem informasi akuntasi sangat membantu para akuntan, terutama pada periode tutup buku di akhir tahun, karena dengan adanya sistem informasi akuntasi, semua transaksi selama setahun akan tersimpan ke dalam sistem, yang akan memudahkan akuntan dapat melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.

4. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan terkadang merupakan salah satu implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri. Ada beberapa perusahaan yang melibatkan pihak manajemen dalam membantu proses pengaturan keuangan perusahaan, dan ada yang tidak. Sehingga hal ini tergantung dari budaya organisasi dari perusahaan tersebut.

Namun demikian, sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi.

Dengan adanya sistem informasi keuangan ini, maka stiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidaka akan terlewat, sehingga sangat memudahkan setiap bagian perusahaan yang sistem informasinya terintegrasi dengan sistem informasi keuangan untuk melakukan analisis.

5. Sistem Informasi Manufaktur

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi.

Apa saja fungsi dari implementasi sistem informasi manufaktur?

• Pada dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:
• Mencatat total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan
• Mencatat barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control
• Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran
• Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara
• Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi
• Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses produksi
• Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung
• Membantu bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya
• Membantu analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut
• Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi

SIstem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implementasinya, banyak fungsi dari sistem informasi manufaktur ini sangat sangat penting bagi SDM dan juga keuangan.

6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi.

Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat, terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:

• Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan
• Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan
• Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan
• Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut
• Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.

7. Sistem Informasi Pemasaran

Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:

• Jumlah produk yang sudah terjual
• Produk yang laris dan banyak dipesan
• Produk yang jarang diminati oleh pasar
• Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk
• Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan

Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:

• Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)
• Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut

KELEMAHAN SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN

Penerapan Teknologi Informasi (TI) dalam perusahaan dewasa ini merupakan hal yang mutlak ada apabila tidak ingin tertinggal dari para kompetitor dan tertinggal kemajuan jaman. Investasi TI dalam perusahaan akan bermanfaat jika dapat menciptakan value dari teknologi yang kian menjadi komoditas utama. Melalui sistem TI yang canggih, para pemimpin pasar bisa mengukuhkan diri sebagai pemimpin di industri masing-masing. Bahkan banyak perusahaan yang dapat  menyalip para jawara pasar, dikarenakan penerapan TI yang tepat dalam perusahaannya. Banyak perusahaan telah merasakan manfaat TI. Sebagian yang lain menyatakan TI mendukung dicapainya efisiensi, dan menambah keunggulan daya saing perusahaan. Bahkan berbagai studi melaporkan bahwa penggunaan TI mendorong terjadinya efisiensi, dan memperbaiki kualitas output.menggunakan sistem informasi.

Pada saat ini hampir seluruh perusahaan menerapkan sistem informasi untuk mempermudah dalam kegiatan bisnis perusahaan tersebut. Seperti yang dijelaskansebelumnya, sistem informasi sangat membantu kegiatan operasional perusahaan dalam melakukan kegiatan produksinya sehari-hari. Sistem informasi manajemen yang biasanya digunakan tersebut antara lain :

1.Sistem informasi Pengambil Keputusan (Decision Support System)

2.Sistem informasi pemrosesan transaksi (TransactionProcess System)

3.Sistem informasi managemen (Management Information System)

4.Sistem informasi organisasi (Organizational Information System)

5.Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System)

6.Sistem Informasi manajemen Penyimpana Data (DatabaseManagement System).

Contoh diatas adalah beberapa sistem informasi yang sering digunakan. Dalam iniakan dijelaskan mengenai Perusahaanyang menggunakan sistem informasi pengambilankeputusan. PT Hertz ABC merupakan perusahaan yang bergerak di bidang makanan dan minuman. Perusahaan ini berlokasi di Cikarang, Bekasi. Seluruh kegiatan operasionalnyadilakukan disana. Perusahaan ini dalam hal kegiatan produksinya memberikan pelayanan terbaik dalam memberikan produk-produk berkualitas yang dapat diterima olehkonsumen, baik itu konsumen lama maupun konsumen baru. Setiap tahunnya merekamenciptakan atau memproduksi produk-produk baru serta didukung dengan pemasaran yang baik maka beberapa produk yang mereka buat mudah diterima oleh masyarakat.

PT Hertz ABC juga melakukan pemilihan karyawan yang sesuai dengan kriteriayang ada pada jabatan tertentu.oleh karena itu, diperlukan suatu suatu sistem informasiuntuk proses Matching dan analisis Gapyang dibuat.Proses Profile Matching dilakukanuntuk menentukan rekomendasi karyawan dalam Sistem Kenaikan Jabatan dan Perencanaan Karir berdasar pada 3 aspek yaitu Kapasitas Intelektual, Sikap Kerja dan Perilaku. Hasil dari proses ini berupa ranking karyawan sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan untuk memilih karyawan yang cocok pada jabatan yang kosong tersebut. Software ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access 2000 untuk database dan Borland Delphi 5 sebagai compiller-nya.

Pada PT Hertz ABC ini kelemahan Sistem Informasinya ada pada  Sistem Manajemen Database

Sistem manajemen database memungkinkan pembuatan dan penyimpanan database,pemeliharaan isinya, dan penyediaan isi tersebut bagi pengguna tanpa pemrograman khusus yang mahal. Setiap sistem yang ada dalam  teknologi informasi memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing. Tidak terkecuali dengan sistem manajemen database.

Kerugian DBMS:

1.Menggunakan perangkat lunak yang mahal

2.Membutuhkanperangkat keras dalam ju           mlah yang besar

3.Menyewa dan mempekerjakan personal DBA

DAFTAR PUSTAKA

Dosen IT.com, Jenis jenis Sistem Informasi [http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/jenis-jenis-sistem-informasi ], 16 October,2015

Peppy48, PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI  SUATU PERUSAHAAN, [http://peppy48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/pembangunan-dan-penerapan-sistem-informasi-suatu-perusahaan/]. 25 September 2012

http://anakmene.blogspot.co.id/2017/02/studi-kasus-penggunaan-ti-di-perusahaan.html. Minggu, 26 Februari 2017

WIBOWO , ARIE SATRYO. http://arie52e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2015/01/TUGAS-1-SIM-KELEBIHAN-DAN-KEKURANGAN-FINAL.pdf.